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Comment bien initier votre de projet?

L’initiation est une étape primordiale dans le projet. Rappelez-vous: il existe 5 groupes de processus. Et l’Initiation est un de ces groupes. C’est l’ensemble des processus qui s’occupent de la mise en place du projet. Nous allons définir ces processus et nous allons les déployer.

Le processus de démarrage comprend deux éléments-clés et un certain nombre d’autres facteurs

Qu’on doit garder à l’esprit.

Les deux notions vitales: Tout d’abord, nous devons définir qui sont les parties prenantes du projet. Qui sera concerné par le projet? Qui sera impliqué dans le projet? Qui sera impacté par le projet? Qui aura des intérêts particuliers dans le projet ou ces résultats? Tous ces gens sont les parties prenantes.

Et puisque l’on parle des personnes concernées par le projet, il est un groupe de gens qui se distingue des autres: le groupe des clients. Le groupe de clients ou un client unique, d’ailleurs. Le client est, parmi toutes les parties prenantes, la seule personne à qui on va effectivement livrer le projet. On va lui donner le résultat du projet, une fois qu’il sera terminé. Mais le client n’est qu’un des acteurs impliqués dans le projet. C’est une partie prenante parmi d’autres. Par exemple, les parties prenantes incluent votre équipe, le chef de projet, le sponsor. Toutes ces personnes sont impliquées dans le projet. Parfois, on donne des noms spécifiques à certaines des parties prenantes pour clarifier leur rôle dans le projet.

Et le statut de « client » est un de ces rôles. Ce sont des gens qui vont recevoir les livrables du projet.

La deuxième chose à faire à l’étape d’Initiation est de réaliser une Charte de Projet. Nous allons préparer une Charte de Projet. Une telle Charte commence par définir deux choses.

–          Tout d’abord, le nom du projet. Ce titre doit indiquer qu’une telle entreprise a décidé de réaliser ce projet. Ce qui signifie qu’elle approuve formellement ce projet. Qu’elle l’entreprend et va le soutenir.

–          La deuxième chose à indiquer dans la Charte est le nom du Chef de Projet. Cela signifie que cette personne a été sélectionnée pour diriger le projet, qu’on lui a confié la responsabilité de l’utilisation des ressources organisationnelles.

Dans un deuxième temps, il faudra étoffer la Charte de Projet, au fur et à mesure que le projet avancera. La Charte de Projet peut alors être vu comme une sorte de sommaire très étoffé ou bien comme un résumé succinct de tout le plan de gestion du projet.

Le Plan de Gestion de Projet, quant à lui, inclura une Structure de Découpage du Projet (SDP), un échéancier, le plan des dépenses, le plan de suivi des ressources, le plan de gestion des coûts, le plan de gestion des risques, le plan de communication.

En fait, le Plan de Gestion du Projet couvre énormément de choses. La Charte est simplement un  document de quelques pages un document accessible à tout le monde, qui décrit le projet, qui donne une bonne idée de son contenu, mais ne rentre pas dans les détails. Car ces détails seront inclus dans le Plan de Projet.

Par ailleurs, une Charte de Projet est un accord entre toutes les parties impliquées dans le projet, tels que le Chef de Projet, le Sponsor, les Clients, les équipes exécutantes, En somme, c’est un accord entre tous les acteurs essentiels du projet. Un document où l’on trouve toutes les informations générales. C’est une définition du projet. C’est une présentation générale de ce qui sera fait dans le projet. C’est un guide pour les actions du projet, car lorsque le projet avancera, le chef de projet pourra toujours s’y référer et vérifier que le projet va toujours dans la bonne direction. « Est-ce que je suis vraiment en train de faire ce que je suis censé faire? » Comme mentionné précédemment, un des éléments-clés de la Charte de Projet est la définition des parties prenantes.

 

Développons un peu ce point particulier à travers un exemple. On souhaite agrandir le terrain de sport actuel de notre campus. Ce projet implique un certain nombre de choses à réaliser. On doit semer une nouvelle pelouse. On doit installer un nouvel éclairage. On doit installer plus de sièges. Et si on trouve un peu de financement, on peut même envisager l’installation de loges VIP. Virer quelques sièges et installer des box VIP à la place. On souhaite mettre en place un nouveau parking et un tout nouveau tableau d’affichage. Pour l’instant, l’université n’a pas de tableau d’affichage électronique. On utilise deux étudiants qui montent pour accrocher des numéros lorsque les scores changent.

Et du jour au lendemain, on aura un tout beau tableau d’affichage électronique qui permettra des changements instantanés. Ce sera une grosse amélioration. J’aimerais que vous preniez quelques instants et que vous me donniez une liste de parties prenantes. Sur un bout de papier, donnez au moins trois personnes ou groupes qui, à votre avis, auraient un quelconque intérêt dans ce genre de projet, qui seraient impliqués dans sa réalisation, ou bien qui seraient affectés d’une façon ou d’une autre.

Qui mettriez-vous dans votre liste?

C’est juste un exemple. Cette liste n’est pas la seule possible. C’est un exemple de ce que vous avez pu mentionner :

–          Les étudiants,

–          l’université,

–          le président d’université,

–          le département des sports,

–          les propriétaires de maisons situées autour du stade,

–          tous les services municipaux qui devront être consultés.

 

Tout un tas de choses devra être pris en compte. Il est probable qu’il faudra demander des permis de construire. Tout un tas de choses va se produire. C’est juste un exemple de quelques personnes qui pourraient être touchées par notre projet.

Pour votre projet, vous devez déterminer quels sont les parties prenantes, les analyser et comprendre lesquelles sont les plus importantes, avec lesquelles vous aurez à travailler tout le long du projet.

 

 

Parlons maintenant du Cahier des Charges. Si on parle juste de « charges », on parle du périmètre du projet, des livrables.

Revenons à notre exemple du projet de stade universitaire. Si on prête attention à ce qu’il va arriver au stade, ces livrables font partie du périmètre du projet. Toutes ces choses sont incluses dans l’énoncé de contenu du projet.

 

Ici, nous ne parlons pas encore des travaux qui devront être effectués. Nous parlons des choses qui seront fournies par ce projet. C’est, en fait, le début d’une liste de livrables. Une des parties essentielles du Cahier des Charges est la liste des livrables du projet. Alors si nous évoquons la nouvelle pelouse, le nouvel éclairage, les tribunes, le nouveau parking, le nouveau tableau d’affichage. Quels seront, à votre avis, les livrables les plus importants? Nous avons la nouvelle pelouse, l’éclairage, le tableau, les tribunes, le parking. Ce sont 5 livrables clairement identifiés. Il peut y avoir beaucoup de lots plus petits, inclus dans ces grands livrables? Et il peut y avoir des livrables additionnels, qu’on peut décider d’inclure dans le projet et que l’on n’a pas encore mentionnés. Cependant, ce qu’on a récapitulé ici sont les livrables les plus importants. C’est ce pourquoi on initie le projet. Ce sont les livrables clés du projet.

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