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La gestion du risque projet

Un des concepts-clés de la gestion de projet est la notion de Risque. On doit s’intéresser aux risques pour avoir une idée de ce qui pourrait mal tourner dans le projet, parce que, parfois, les risques encourus par le projet déterminent les actions que nous devons mettre en place.

Il y aura forcément des risques. Et vous n’allez pas y échapper.

Chaque projet est confronté à un certain nombre de risques. Il faut donc qu’on doit prévoir les plus importants. En effet, quelques-uns des risques ont si peu d’impact que, même si l’un d’entre eux se réalise, il n’y aura aucune influence visible sur le projet. Mais certains risques peuvent être vraiment préjudiciables. Si ces événements se produisent, vous devez être prêts à les affronter.

Par exemple, imaginons que vous allez forer un puits de pétrole, quelque part dans les fonds de la mer. Vous regardez de près ce projet et vous vous dites, par exemple: « Ce flexible amènera le pétrole depuis le fond vers la surface. » « Et on a une sorte de tuyau qui sort de la plateforme, qui flotte à la surface de l’eau. » Qu’est-ce qui pourrait mal tourner? Il faut qu’on considère tout cela et qu’on se dise: certains événements peuvent se produire et, s’ils se produisent effectivement,  il vaut mieux s’y être préparé. Quels sont les risques les plus graves? Soyons prêts à affronter ces risques.

Il existe de nombreuses méthodes pour analyser les risques. Alors, simplement, trouvez une façon qui vous plaît et utilisez-la. Utilisez au moins une de ces méthodes. Qu’est-ce qu’un Risque? Un risque est un de ces événements incertains qui peuvent se produire. Par exemple, si vous savez que, 3 mois après le début du projet, une nouvelle loi ou de nouveaux règlements verront le jour, qu’ils entreront en action, par exemple, le 1er janvier ou le 1er juillet et qu’à partir de ce moment, votre projet devra les respecter, alors ceci ne peut être qualifié de « Risque ». C’est quelque chose qui est certaine d’arriver. C’est juste un obstacle à votre projet. Ça fait partie de votre projet depuis le début. Et vous devez vous en occuper.

Les risques, au contraire, sont des événements qui peuvent arriver ou ne pas arriver. Ce sont des événements qui peuvent surgir et parfois vous surprendre. Surprise! C’est arrivé! Ou peut-être que cela ne va pas se produire.

Le PMI, Project Management Institute, distingue les risques positifs des risques négatifs. Nous allons mettre l’accent sur les risques négatifs. Les risques positifs sont des événements, dont on se dit: « Waouh, c’était super! » « Comment peut-on faire pour augmenter les chances pour que cela se reproduise ? ».

Les risques négatifs sont ceux dont on doit vraiment se préoccuper. Il y a 4 étapes pour traiter un risque négatif. Souvent, on entend parler d’ « analyse de risques » ou encore de « gestion des risques ». Ça fait partie d’un même ensemble. Tout moyen de recherche de risque est bon à prendre. Vous pouvez, par exemple, réunir les « bonnes personnes » dans votre équipe, autour d’une table, Des personnes qui connaissent très bien le projet.

Elles devraient être capables de vous aider à analyser et à répertorier quelques-uns des risques encourus. On peut également étudier les données disponibles, les autres entreprises ou  départements, on peut étudier les projets similaires effectués au sein de notre entreprise. Simplement, vous devez rechercher les risques partout où vous pouvez et les énumérer. Ensuite, une fois que vous avez énuméré les risques, analysez-les. Quelques-uns vont être suffisamment dangereux pour que l’on s’en préoccupe, et d’autres, on pourra ne pas s’en soucier. Ils ne seront pas vraiment importants. Pour les risques importants, dont on doit se soucier, nous devons élaborer un Plan d’Action.

Ainsi, si cet événement se produit, nous serons immédiatement opérationnels pour le prendre en charge. Et quand cet événement arrivera, prenez-le effectivement en charge. L’atténuation est une des stratégies de réaction face aux risques graves. L’atténuation est une stratégie parmi d’autres.

Le transfert de risques à quelqu’un d’autre, via un contrat, l’évitement du risque via une modification du projet sont d’autres stratégies de gestion de risques.

Tout risque possède deux caractéristiques :

–          La première est l’Impact. A quel point la situation sera mauvaise si cet événement se produit? A quel point le projet sera affecté?

–          Le deuxième aspect de tout risque est sa Probabilité. Quelle est la probabilité pour que cet événement arrive? Qu’est-ce qui va effectivement se produire et est-ce que cela va mettre le projet en difficulté? Lorsqu’on s’intéresse à l’impact, on regarde à quel point l’événement sera mauvais pour le projet.

Par exemple, si on s’occupe d’un projet de développement agricole. On a semé sur une petite parcelle de jardin. Que l’on loue à la municipalité pour 10€ par an. Il y a pas mal d’autres parcelles tout autour. C’est une grande zone agricole et chacun a son petit potager. Il est temps de récolter ce que l’on a semé. Tout le monde est prêt à récolter au même moment. Imaginons si nous décidons d’y aller le samedi matin, tous ensembles pour une grande journée de récoltes. Descendre et récupérer tout ce qu’il y a dans ces potagers. La veille du jour, tout d’un coup, boom. Deux éléphants apparaissent de nulle part et piétinent tout notre potager. Ils se baladent partout et mettent tout en pièces. Et bien, si vous vivez dans une ville, cela ne peut pas se produire, en tout cas, dans la plupart des régions du monde. Quel est l’impact de cet événement? C’est un événement très grave, mais est-ce qu’il est susceptible d’arriver? Si on s’intéresse aux probabilités, si on vit dans une ville, cela ne va probablement pas se produire. Par contre, si on vit dans un village au nord de l’Inde, perdu dans la forêt nous pourrions peut-être bien avoir quelques éléphants, déboulant de nulle part. En fait, c’est effectivement arrivé à un petit village, dans cette zone, il y a quelques années. Un couple d’éléphants enragés est sorti de la forêt et a piétiné tout le blé que le village avait planté. Ce blé représentait près de 40% des ressources alimentaires du village, pour l’année à venir. Donc est-ce que c’est grave si tout ce blé a été mis en pièces? – Oui, Y a-t-il une chance pour que cela se produise? Quelles sont les probabilités? Oui, il y a une chance pour que cela arrive. C’est en fait déjà arrivé.

Il y a un autre élément à prendre en compte: les déclencheurs. Quand est-ce qu’on peut être certain que quelque chose va arriver? Quand c’est en train de se produire. Les déclencheurs sont des indices qui nous préviennent que quelque chose va arriver au projet ou a déjà impacté le projet.

Nous savons quand les éléphants sont là. Mais nous aimerions le prévoir à l’avance. Les indicateurs sont un moyen de comprendre comment on pourrait implémenter un plan de gestion des risques dans notre projet.

Ainsi, si nous pouvions trouver un moyen d’être avertis de l’arrivée des éléphants, par exemple, tirer des cordes à travers la forêt et y attacher des cloches, nous entendrions ces cloches sonner de loin, au fur et à mesure que les éléphants progresseront. Ce serait un moyen de prévoir les choses en amont.

Ensuite, nous pourrions envisager des moyens de prendre en charge ce problème. Par exemple, on pourra donner à chaque villageois une tâche à faire. Leur donner différents moyens de faire du bruit. Ainsi, ils sortiront et feront toutes sortes de bruit. Leur donner des torches qu’ils agiteront pour éclairer la jungle. Nous pourrions inventer toutes sortes de moyens pour éloigner les éléphants de nos plantations.

Par contre, s’il n’y a aucun moyen de prédire quand les éléphants sortiront de la forêt et chargeront vers nos cultures, nous pourrions construire une clôture autour du village suffisamment solide pour résister aux assauts.

Il s’agit d’une manière de gérer les risques. Ceci doit faire partie du projet, ce sera une des tâches à faire, c’est une des données d’entrée, ceci fait partie du périmètre du projet.

Dans le premier cas, nous avons mis en place un plan de gestion des risques: « sortir et faire du bruit pour faire partir les éléphants », ce qui ne sera efficace que si nous pouvons prévoir leur arrivée. Les indicateurs peuvent donc nous aider à comprendre comment nous allons mettre en place un plan de gestion des risques et quel type de plan sera le plus efficace.

Prendre des décisions en distinguant la priorité des risques. Il faut choisir quels sont les risques que l’on rencontrera effectivement. Choisir contre quels risques on devra prendre des mesures. Nous allons planifier nos actions en nous appuyant sur le plan de gestion des risques que nous avons réalisé.

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