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Le périmètre: votre point de départ pour réussir votre projet

Il est temps d’aborder la notion de Périmètre. C’est un terme qui porte à confusion, car il existe 3 types de « Périmètres » différentes. La plupart des gens n’ont pas conscience de l’existence de ces types. En effet, ils pensent qu’il s’agit de « Périmètre de produits ». A quoi va ressembler une chose une fois qu’elle sera terminée? On souhaite toujours certaines caractéristiques pour le produit fini et on essaye d’obtenir ces caractéristiques. La question initiale est toujours: à quoi va ressembler le résultat de ce projet? « Oh, ça va ressembler à ceci. Ou bien à cela ». Ici, on parle de « Périmètre du produit » qui concerne l’ensemble des livrables à créer dans le cadre du projet.

Une fois qu’on a décidé ce que l’on souhaitait créer, on détermine un « Périmètre du projet »: l’ensemble des activités à effectuer pour créer le produit.

Quand on réunit ces 2 parties, les produits à créer et le travail à fournir pour créer ces livrables, on obtient la « Périmètre globale » du projet.

Souvent, quand on évoque la Périmètre de produit, on ne réalise pas qu’on doit mettre en oeuvre énormément de choses pour voir des livrables se concrétiser. Pour livrer des résultats, beaucoup de travail doit être fourni  et beaucoup d’argent doit être dépensé.  Nous devons évoquer la notion de « Périmètre globale » d’un projet et nous devons parler des 2 autres types de « Périmètres ». Nous aborderons ces notions dans d’autres occasions.

Le « Projet » : voici la définition officielle donnée par le « Project Management Institute », tirée du « Guide du Référentiel des Connaissances en Gestion de Projet » (PMBoK). « …un effort limité dans le temps, entrepris dans le but de créer un produit,  un service ou un résultat unique et déterminé ».

Qu’est-ce qu’un Chef de Projet?

Le Chef de Projet a certaines compétences générales. Par exemple, quelques connaissances techniques. Mais, les Chefs de Projet ne sont pas forcément des spécialistes dans tous les domaines couverts par un projet.

Si vous êtes incollable sur tous les éléments d’un projet, c’est que vous gérez un projet bien trop petit et vous êtes en droit de vous poser la question: « Est-ce que j’ai vraiment besoin d’une équipe de travail? »

En ce qui concerne la maîtrise technique du sujet, vous devez avoir les connaissances de base pour comprendre le jargon utilisé par les membres de l’équipe. Comprendre la manière dont le groupe envisage de mener le projet, de son début jusqu’à la fin.

Prenons, par exemple, quelqu’un qui vient du secteur de l’enseignement. Quelqu’un qui est compétent dans le domaine de l’enseignement primaire. Et on va le nommer chef de projet, responsable d’une équipe de neurochirurgiens.

Ces neurochirurgiens vont employer tout un tas de termes totalement incompréhensibles pour cette personne, qui vient du domaine de l’éducation primaire. Ceci ne fonctionnera pas très bien. Vous devez avoir au moins une vague idée du projet sur lequel vous allez travailler. Vous n’allez pas devenir un expert dans tous les domaines.

Mais, la plupart du temps, vous avez été nommé chef de projet, parce que vous êtes un expert dans au moins un des domaines concernés. Quelqu’un de haut placé s’est dit un jour: « Vous connaissez bien une certaine partie du projet, donc vous êtes probablement capable de gérer le projet dans son ensemble ». « Really ? »  Vous avez, peut-être, quelques connaissances techniques, mais vous n’avez pas une connaissance approfondie de tous les aspects du projet et vous n’avez surement aucune idée de quoi il s’agit en détail.

A quoi ressemble donc cette « Gestion d’un Projet »?

Nous essayerons de mettre l’accent sur quelques-uns des processus, outils, termes, méthodes, techniques, trucs et astuces essentiels, qui font partie des connaissances de base en Gestion de Projet.

A quoi ressemble la Gestion d’un Projet? Pour cela, vous avez besoin de 2 choses: une certaine compréhension du projet et une idée de ce qu’il convient de faire tout le long du projet pour en arriver au bout.

Il existe un autre point un peu délicat: vous allez travailler avec une équipe. Vous allez côtoyer un certain nombre d’acteurs, tous ceux qui gravitent autour du projet. Vous devez être capables de travailler avec eux. Vous devez gérer votre équipe du début jusqu’à la fin du projet. A chaque fois que vous affecterez une tâche à quelqu’un, ce sera: « Oh, je dois travailler avec CETTE personne? » Oui, vous avez compris cette conversation. C’est un peu difficile de l’accepter pour les scientifiques, les informaticiens, en tout cas, pour certains scientifiques, ingénieurs et informaticiens.

Les différents rôles d’un Chef de Projet.

Il s’agit surtout de l’organisation des activités et des relations humaines. Vous devez vous occuper des tâches à réaliser, aussi bien que des gens qui travaillent sur le projet. Intégrateur versus expert technique. Cela nous amène à la raison d’être de notre projet. Vous n’avez pas à posséder des connaissances pointues sur chaque détail du projet. Par contre, vous devez réunir les bonnes personnes autour de vous et vous appuyer sur leur savoir-faire.

Tous les experts techniques dont les compétences sont nécessaires pour réaliser le projet, doivent être réunis autour de la table de discussion. Vous allez intégrer toutes leurs connaissances et leur expérience dans un projet commun.

Vue globale Vs vue détaillée.

Le Chef de Projet doit considérer le projet dans ses détails sans en perdre la vision globale. Il doit en permanence passer d’un point de vue à l’autre pour voir comment les détails interagissent et s’arrangent pour ne former qu’un seul grand projet. Prenons l’exemple du pont de Golden Gate. On a décidé de construire le Golden Gate. Vous n’allez pas y arriver par magie: « Abracadabra, bang, voici le Golden Gate! » Le seul moyen de construire un Golden Gate est de le diviser et nous pousserons à des niveaux de détails de plus en plus fins. Alors nous allons mettre en place un planning  en nous disant: on veut aboutir au Golden Gate Bridge.

Notre plan d’activités nous dira que nous avons fait telles ou telle chose et nous pousserons à des niveaux de détails de plus en plus fins jusqu’à arriver à des tâches que l’on peut effectivement assigner à des gens. On pourra alors aller voir des ouvriers et leur dire: « Vous devez aller là et souder ces deux pièces de métal ensemble. Allez, les gars. Vous y allez et vous allez me riveter ces deux pièces de métal ensemble. » On commencera par quelque chose de ce genre. On aura besoin de quelqu’un pour suspendre les haubans ou pour faire couler des empattements en béton et donner des fondations à notre pont.

Il y a tout un tas de choses qui vont se mettre en place via des tâches simples que l’on peut attribuer à des gens. Comment tous ces détails s’articulent ensemble? On commencera par faire toutes ces petites choses, par les réunir, les intégrer dans un ensemble cohérent, et, petit à petit, on va construire le Golden Gate.

La planification part du Golden Gate pour descendre à des niveaux de détail de plus en plus fins.

Relations politiques.

On fait ici référence aux relations que l’on va entretenir avec les différents acteurs du projet.

Projets VS fonctions.

Dans votre entreprise, dans le but de réaliser le projet, vous allez empêcher les gens de faire leur travail habituel. Ces gens ont un poste quelque part ailleurs, dans un autre service. On les recrute pour travailler dans une équipe polyvalente et réunir des gens qui proviennent de différentes parties de la société autour d’un même projet. Nous devons faire en sorte que nos projets s’intègrent dans le train-train quotidien de la société.

Le Chef de Projet.

C’est la personne qui va tout simplement gérer le projet. C’est en somme ce que dit le PMI.

Qu’est-ce que la Gestion de Projet?

Planifier, établir un calendrier, gérer, coordonner, diriger, communiquer, contrôler. Vous allez faire tout ça et bien plus encore. La Gestion de Projet, c’est l’application de connaissances, compétences, outils et techniques à un projet.

On mobilise toute notre expérience et on l’applique au projet.

Il existe des groupes de processus que le PMI met à disposition pour réaliser un projet. Il existe 5 groupes de processus.

L’Initiation consiste à commencer le projet. Il faut bien que l’on commence quelque part. On doit définir clairement ce par quoi on commence.

Ensuite, nous allons dresser un plan pour préciser comment on va réaliser ce par quoi on a décidé de commencer. L’étape d’Initiation va définir les livrables du projet. L’étape de Planification précise: voici comment nous allons réaliser ces livrables.

Vient ensuite l’étape de Réalisation.

Pendant que nous concrétisons les actions définies, nous devons  « Observer et Contrôler » ce qui se passe.

Ce que nous essayons de faire grâce à ce groupe de processus, c’est respecter les délais et dépenses. Est-ce que le projet tient les délais? Est-ce qu’on dépasse le budget? Enfin, le projet arrive à sa fin et nous devons le Clôturer. Il s’agit de groupes de processus. Chaque groupe englobe un grand nombre de processus.

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